Vous venez d’arriver dans l’entreprise et on vous dit que « tout est sur SharePoint » ? C’est probablement l’outil le plus important de Microsoft 365… et le moins bien expliqué. Ce guide vous donne les bases pour trouver les documents de votre équipe, travailler dessus à plusieurs et les partager correctement, sans rien casser.
En bref : SharePoint est l’espace de stockage et de publication partagé de l’entreprise. Chaque équipe, service ou projet y a son site, qui contient des documents, des listes et des pages d’information. Vos fichiers personnels vont dans OneDrive ; les fichiers de l’équipe vont dans SharePoint.
À quoi sert SharePoint ?#
SharePoint remplit deux grands rôles dans une entreprise :
- Stocker et partager les documents d’équipe : contrats, procédures, modèles, fichiers de projet. Ils sont accessibles depuis n’importe quel appareil, toujours à jour, et plusieurs personnes peuvent les modifier en même temps.
- Publier l’information interne : l’intranet, les actualités de l’entreprise, les pages RH ou les guides de procédures sont souvent des sites SharePoint.
Vous l’utilisez même sans le savoir : les fichiers partagés dans un canal Microsoft Teams sont en réalité stockés dans un site SharePoint.
Les notions clés de SharePoint en 2 minutes#
| Notion | Ce que c’est | Exemple |
|---|---|---|
| Site d’équipe | Espace de travail d’un groupe de personnes qui collaborent. Souvent relié à une équipe Teams. | « Service Comptabilité », « Projet Lancement 2027 » |
| Site de communication | Site pour diffuser de l’information à un large public, peu de rédacteurs, beaucoup de lecteurs. | Intranet, portail RH, actualités |
| Bibliothèque de documents | Le « dossier partagé » du site, avec versions, colonnes d’informations et autorisations. | « Documents », « Modèles », « Contrats » |
| Liste | Un tableau partagé, un peu comme une feuille Excel en ligne. | Suivi des demandes, annuaire des fournisseurs |
| Page et actualité | Contenu web publié sur un site, avec texte, images et liens. | Note d’accueil, actualité de la semaine |
SharePoint, OneDrive ou Teams : où ranger quoi ?#
C’est LA question de tous les nouveaux arrivants. La règle est simple : à qui appartient le document ?
| Outil | Pour quels fichiers ? | Qui y a accès ? |
|---|---|---|
| OneDrive | Vos brouillons et documents personnels de travail | Vous seul, sauf si vous partagez |
| Teams (onglet Fichiers) | Les fichiers échangés dans un canal pendant le travail quotidien | Les membres de l’équipe (stockés dans SharePoint) |
| SharePoint | Les documents de référence de l’équipe ou de l’entreprise | Les membres du site, selon leurs autorisations |
Astuce : dès qu’un document dans votre OneDrive concerne toute l’équipe, déplacez-le dans le site SharePoint de l’équipe. Si vous quittez l’entreprise, il ne disparaîtra pas avec votre compte.
Accéder à SharePoint et retrouver vos sites#
- Connectez-vous sur microsoft365.com avec votre compte professionnel.
- Cliquez sur le lanceur d’applications (la grille de 9 points en haut à gauche), puis sur SharePoint.
- La page d’accueil SharePoint affiche les sites que vous suivez, ceux que vous avez consultés récemment et les actualités des sites qui vous concernent.
- Sur un site que vous utilisez souvent, cliquez sur l’étoile Suivre en haut à droite : il apparaîtra toujours dans votre liste.
Depuis Teams, c’est encore plus rapide : dans un canal, ouvrez l’onglet Fichiers, puis cliquez sur Ouvrir dans SharePoint pour accéder au site complet de l’équipe.
Les 6 gestes essentiels dans une bibliothèque de documents#
1. Ouvrir et modifier à plusieurs#
Cliquez sur un document Word, Excel ou PowerPoint : il s’ouvre dans le navigateur. Vos collègues peuvent le modifier en même temps que vous, leurs curseurs apparaissent en couleur et tout est enregistré automatiquement. Inutile de créer des copies « v2_final_DEF ».
2. Ajouter des fichiers#
Faites glisser vos fichiers depuis votre ordinateur dans la bibliothèque, ou utilisez le bouton Charger. Le bouton Nouveau permet de créer directement un document, un dossier ou un lien.
3. Retrouver les fichiers dans l’Explorateur Windows#
Sélectionnez un dossier et cliquez sur Ajouter un raccourci à Mes fichiers. Le dossier apparaît dans votre OneDrive, et donc dans l’Explorateur de fichiers, comme n’importe quel dossier local. C’est la méthode recommandée par Microsoft, plus fiable que l’ancien bouton Synchroniser.
4. Partager un lien plutôt qu’une pièce jointe#
Sélectionnez le fichier, cliquez sur Partager ou Copier le lien, puis vérifiez qui pourra l’ouvrir : les personnes de votre organisation, les personnes ayant déjà accès ou des personnes spécifiques. Collez ce lien dans votre e-mail ou votre conversation Teams : tout le monde travaille sur la même version.
5. Revenir à une version précédente#
Une modification malheureuse ? Cliquez sur les … à côté du fichier, puis sur Historique des versions. Vous pouvez consulter chaque version enregistrée et restaurer celle de votre choix.
6. Récupérer un fichier supprimé#
Les éléments supprimés vont dans la Corbeille du site (lien dans le menu de gauche ou dans les paramètres du site). Ils y restent jusqu’à 93 jours avant d’être définitivement effacés.
Attention : un fichier déplacé ou supprimé dans un site SharePoint l’est pour tous les membres du site, y compris dans leur Explorateur Windows s’ils y ont ajouté un raccourci. En cas de doute, demandez au propriétaire du site avant de réorganiser les dossiers.
Rechercher efficacement dans SharePoint#
La barre de recherche en haut de chaque page cherche dans le site en cours, puis vous propose d’élargir à toute l’organisation. Elle trouve les mots présents à l’intérieur des documents, pas seulement dans leur nom. Vous ne voyez dans les résultats que les fichiers auxquels vous avez accès.
Astuce : mettez une expression entre guillemets ("note de frais") pour chercher les mots exacts, et utilisez les filtres de type de fichier et de date dans la page de résultats.
Les bonnes pratiques à adopter dès le premier jour#
- Envoyez des liens, jamais de pièces jointes, pour les documents internes.
- Donnez des noms de fichiers clairs (
2026-10_Budget-marketing.xlsx) et évitez les numéros de version dans le nom : SharePoint les gère pour vous. - Limitez la profondeur des dossiers à trois niveaux : au-delà, plus personne ne retrouve rien.
- Ne partagez pas de document sensible avec « toute l’organisation » : choisissez des personnes spécifiques.
- Repérez le propriétaire de chaque site que vous utilisez (menu Paramètres › Autorisations du site) : c’est lui qui gère les accès.
Questions fréquentes#
Quelle est la différence entre SharePoint et OneDrive ?
Les deux reposent sur la même technologie. OneDrive est votre espace personnel de travail ; SharePoint héberge les espaces partagés des équipes et de l’entreprise. Un document qui doit survivre à votre départ ou servir à plusieurs personnes a sa place dans SharePoint.
Pourquoi je n’ai pas accès à un site SharePoint ?
Chaque site a ses propres autorisations. Si un message « Vous n’avez pas accès » s’affiche, cliquez sur Demander l’accès : le propriétaire du site recevra votre demande. Sinon, contactez votre responsable ou le support informatique.
Peut-on utiliser SharePoint sans connexion Internet ?
Oui, pour les dossiers ajoutés en raccourci dans votre OneDrive : les fichiers marqués « Toujours conserver sur cet appareil » restent disponibles hors ligne, et vos modifications se synchronisent au retour de la connexion.
Les fichiers de Teams sont-ils vraiment dans SharePoint ?
Oui. Chaque équipe Teams possède un site SharePoint, et chaque canal standard correspond à un dossier de sa bibliothèque « Documents ». Les fichiers partagés dans les conversations privées, eux, sont stockés dans le OneDrive de la personne qui les envoie.
Pour continuer#
Vous connaissez maintenant l’essentiel de SharePoint. Poursuivez avec la découverte de OneDrive pour gérer vos fichiers personnels, puis avec celle de Microsoft Teams pour collaborer au quotidien. Le parcours complet du nouveau collaborateur est sur la page Bien démarrer avec Microsoft 365.
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