Outlook réunit vos e-mails, votre calendrier et vos contacts professionnels. C’est aussi par lui que passent vos invitations aux réunions Teams. Ce guide vous aide à le configurer et à adopter les bons réflexes pour ne pas être débordé.
En bref : Outlook existe en application Windows (le nouvel Outlook remplace progressivement l’Outlook classique), sur Mac, sur mobile et sur le web (outlook.office.com). Vos e-mails et votre agenda sont identiques partout.
Les premiers réglages à faire#
- Signature : Paramètres › Comptes › Signatures (nouvel Outlook) ou Fichier › Options › Courrier › Signatures (Outlook classique). Utilisez le modèle de votre entreprise s’il existe.
- Photo de profil : cliquez sur vos initiales en haut à droite. Vos collègues vous reconnaîtront dans Outlook et Teams.
- Heures de travail : dans les paramètres du calendrier, indiquez vos horaires pour que l’on vous propose des réunions aux bons créneaux.
Garder une boîte de réception sous contrôle#
- Boîte de réception Prioritaire : Outlook sépare les messages importants (onglet Prioritaire) des notifications et newsletters (onglet Autres).
- Catégories de couleur : classez les messages par client, projet ou urgence d’un clic droit.
- Indicateurs : marquez un message à traiter ; il apparaît dans vos tâches.
- Règles : déplacez automatiquement les notifications et les copies dans des dossiers dédiés.
- Archiver plutôt que supprimer : la touche Archiver vide la boîte de réception sans rien perdre.
Astuce : écrivez la nuit ou le week-end ? Utilisez Planifier l’envoi (flèche à côté du bouton Envoyer) pour que votre message parte aux heures de bureau.
Utiliser le calendrier#
- Ouvrez le Calendrier et cliquez sur Nouvel événement.
- Ajoutez un titre, les participants et l’horaire. Vérifiez leurs disponibilités avec l’Assistant Planification.
- Activez Réunion Teams pour ajouter automatiquement un lien de visioconférence.
- Cliquez sur Envoyer : les participants reçoivent l’invitation et peuvent accepter ou proposer un autre horaire.
Prévenir de votre absence#
Avant des congés, activez les réponses automatiques : Paramètres › Comptes › Réponses automatiques dans le nouvel Outlook, ou Fichier › Réponses automatiques dans l’Outlook classique. Indiquez vos dates, la personne à contacter, et un message différent pour l’extérieur si besoin.
Attention à l’hameçonnage : un e-mail qui vous presse de cliquer, de saisir votre mot de passe ou de payer une facture doit éveiller votre méfiance. Vérifiez l’adresse réelle de l’expéditeur et utilisez le bouton Signaler en cas de doute.
Questions fréquentes#
Quelle différence entre le nouvel Outlook et l’Outlook classique ?
Le nouvel Outlook pour Windows a une interface proche de la version web et reçoit les nouveautés en priorité. L’Outlook classique reste disponible dans de nombreuses entreprises. Les fonctions de base sont les mêmes, seuls certains menus changent de place.
Faut-il envoyer des pièces jointes ?
En interne, préférez un lien vers le fichier stocké dans OneDrive ou SharePoint : tout le monde travaille sur la même version et la boîte mail reste légère.
Comment partager mon calendrier avec un collègue ?
Dans le calendrier, cliquez sur Partager, saisissez le nom de votre collègue et choisissez son niveau d’accès : voir quand vous êtes occupé, voir les détails ou modifier.
Pour continuer#
Outlook fonctionne main dans la main avec Microsoft Teams pour les réunions et avec OneDrive pour partager des fichiers. Retrouvez le parcours complet sur la page Bien démarrer avec Microsoft 365.
