Tout le monde sait taper du texte dans Word. Mais quelques fonctions bien choisies font la différence entre un document bricolé et un document professionnel, facile à relire et à mettre à jour. Voici celles à maîtriser en priorité.
En bref : utilisez les styles au lieu de mettre le texte en forme à la main, partagez un lien au lieu d’envoyer des copies, et relisez avec commentaires et suivi des modifications.
Les styles : le secret des documents bien construits#
Plutôt que de mettre un titre en gras et en taille 16, appliquez-lui le style Titre 1 (onglet Accueil, galerie Styles). Les sous-parties prennent le style Titre 2. Avantages : une mise en forme homogène, modifiable en une fois, et une navigation instantanée.
- Placez le curseur dans votre titre et cliquez sur Titre 1.
- Faites de même avec Titre 2 pour les sous-parties.
- Ouvrez le Volet de navigation (onglet Affichage) : le plan de votre document apparaît à gauche, cliquable.
Insérer une table des matières automatique#
Une fois vos titres stylés, placez le curseur au début du document, puis Références › Table des matières et choisissez un modèle. Après vos modifications, cliquez sur Mettre à jour la table : numéros de page et titres se recalculent seuls.
Relire et faire relire#
- Commentaires : sélectionnez un passage, puis Révision › Nouveau commentaire. Tapez @ et un nom pour notifier un collègue.
- Suivi des modifications : Révision › Suivi des modifications. Chaque ajout ou suppression est visible, puis accepté ou refusé.
- Éditeur : Accueil › Éditeur vérifie orthographe, grammaire et clarté du texte.
Astuce : pour remplacer un mot dans tout le document, appuyez sur Ctrl + H. Pour simplement le trouver, Ctrl + F.
Partager, co-écrire et exporter#
Enregistrez le document dans OneDrive ou SharePoint, puis cliquez sur Partager. Plusieurs personnes peuvent écrire en même temps. Pour envoyer une version figée à l’extérieur, utilisez Fichier › Exporter › Créer un document PDF/XPS.
Attention : avant d’envoyer un document à l’extérieur, vérifiez qu’il ne contient plus de commentaires ni de modifications suivies : Fichier › Informations › Vérifier la présence de problèmes › Inspecter le document.
Questions fréquentes#
Comment repartir d’un modèle de l’entreprise ?
Dans Fichier › Nouveau, ouvrez l’onglet de votre organisation s’il existe. Sinon, demandez à votre équipe où sont rangés les modèles, souvent dans une bibliothèque SharePoint.
Comment éviter les pages blanches ou les sauts bizarres ?
Affichez les marques de mise en forme avec le bouton ¶ de l’onglet Accueil. Vous verrez les sauts de page et les paragraphes vides à supprimer. Pour changer de page, utilisez Ctrl + Entrée plutôt qu’une série de retours à la ligne.
Pour continuer#
Découvrez ensuite Microsoft 365 Copilot, capable de rédiger ou résumer un document Word, et SharePoint pour ranger vos documents d’équipe. Le parcours complet est sur la page Bien démarrer avec Microsoft 365.
